Confidentialité

Vos droits en matière de confidentialité

Depuis le 1er janvier 2004, toutes les organisations menant des activités commerciales doivent se conformer à la LPRPDE, qui accorde des droits relatifs à la confidentialité des renseignements personnels. De plus, la nouvelle LCAP est entrée en vigueur au Canada le 1er juillet 2014. Elle permettra aux Canadiens d’éviter les pourriels et d’autres menaces électroniques. ECO Canada est tenu de respecter les obligations et la réglementation applicables en vertu de la LPRPDE et de la PIPA, et assure le respect des droits au moyen de cette politique et de la formation de son personnel sur les pratiques et les politiques en matière de confidentialité.

Types de renseignements personnels recueillis

ECO Canada peut recueillir des renseignements personnels relatifs à l’adhésion de ses membres au moyen de formulaires électroniques ou par courriel, par téléphone, par télécopieur, par la poste ou en personne. Ces adhésions peuvent nécessiter des renseignements personnels, notamment :

• votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone domiciliaire et votre numéro de téléphone cellulaire;
• votre adresse de courriel;
• votre lieu de travail et votre titre de poste;
• vos antécédents professionnels et votre niveau d’études;
• les renseignements relatifs à votre carte de crédit et vos données bancaires. Veuillez noter que notre fournisseur de carte de crédit traite les paiements en ligne de façon sécuritaire et que seul le personnel autorisé a accès aux renseignements relatifs à votre carte de crédit.
  
  

Objectif visé par la collecte de renseignements personnels

Afin de fournir ses divers services à ses nombreux membres, ECO Canada a besoin de renseignements personnels. La nature de ces renseignements et l’utilisation précise qui en sera faite sont communiquées au moment où ces renseignements sont recueillis. Vos renseignements personnels pourraient également être nécessaires à l’administration efficiente d’ECO Canada, à la création et à la mise à jour des listes de membres, au suivi des adhésions et à la production de documents de marketing visant les services et les nouveautés ayant un lien avec ECO Canada. Vos renseignements ne seront en aucun cas communiqués à une agence ou à une organisation externe (à moins que ses services aient été retenus par contrat pour effectuer un travail liés à ECO Canada et qu’elle ait accepté de se conformer à la politique de confidentialité d’ECO Canada).

Collecte des renseignements personnels et obtention de votre consentement

ECO Canada utilise exclusivement des moyens légaux et licites pour recueillir des renseignements et n’agit pas de façon exagérément intrusive. Dans la mesure du possible, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous au moment de votre adhésion. Des renseignements supplémentaires pourraient être recueillis à mesure que vous utilisez un nombre croissant de services et de programmes d’ECO Canada.

ECO Canada doit obtenir votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels. Habituellement, nous vous demandons de nous communiquer votre consentement par écrit ou au moyen d’un formulaire électronique, mais dans certains cas, nous pourrions accepter votre consentement oral. Quels que soient les moyens utilisés, nous vous demanderons votre consentement au moment de la collecte des données et nous vous informerons que vos renseignements personnels sont recueillis, à quelle fin ils le sont et que vous avez le droit d’y accéder. Veuillez noter qu’ECO Canada conservera votre consentement jusqu’à ce que vous le retiriez par écrit.

Utilisation de vos renseignements

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, ECO Canada utilise vos renseignements personnels pour vous fournir des services et vous inclure dans la liste de destinataires de ses envois postaux directs. Ces renseignements peuvent également servir à vous informer des réunions, cours, séminaires, conférences qui sont prévus, ainsi que des produits d’ECO Canada. Il vous suffit de nous dire que vous ne voulez plus recevoir cette information pour que nous arrêtions de vous l’envoyer.

ECO Canada pourrait divulguer des renseignements personnels à des tiers sous contrat pour faire de la recherche, fournir des services administratifs ou travailler à l’un de ses projets. Ces tiers devront alors se conformer à la politique de confidentialité d’ECO Canada.

ECO Canada ne vend pas, ne communique pas, n’échange pas, ne loue pas, ne divulgue pas et ne diffuse pas les renseignements personnels.

ECO Canada peut surveiller les tendances de consultation de son site Web, l’utilisation du site et l’information relative au site afin d’optimiser ses services Web. Cette information peut également servir à des analyses statistiques et être fournie à des tiers, mais elle ne comprend aucun renseignement personnel permettant l’identification.

Divulgation de vos renseignements personnels

ECO Canada peut divulguer vos renseignements personnels dans certains cas, notamment :

• lorsque la loi l’y oblige ou l’y autorise, par exemple si la cour remet une assignation;
• si nous retenons les services d’un tiers pour nous fournir des services administratifs (p. ex., des services de courrier ou d’archivage de dossiers), auquel cas ce tiers sera tenu de se conformer à notre politique de confidentialité;
• si nous engageons des agents ou des experts-conseils pour nous aider à effectuer des recherches relatives à ECO Canada, auquel cas ces personnes ou organisations seront tenues de se conformer à notre politique de confidentialité;
• si ECO Canada doit se protéger ou protéger ses intérêts. Par exemple, si un membre ou une personne susceptible de devenir membre prend des mesures ou présente une plainte contre ECO Canada, nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour défendre ECO Canada, même si vous n’avez pas consenti à ce que nous les utilisions.

Veuillez noter que dans toutes ces situations, ECO Canada ne divulguera que les renseignements personnels qu’exigent les circonstances.

Mise à jour et modification de vos renseignements personnels

Puisque nous utilisons vos renseignements personnels pour vous offrir nos services, il importe que ces renseignements soient exacts et à jour. Si vos renseignements personnels changent pendant que vous êtes membre, veuillez nous en informer afin que nous puissions apporter les modifications nécessaires. De temps en temps, ECO Canada pourrait communiquer avec vous pour mettre à jour vos renseignements personnels.

Si les renseignements que possède ECO Canada à votre sujet sont inexacts ou incomplets, ou ne sont plus à jour, nous prendrons les mesures raisonnables pour les corriger. Vous pouvez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée d’ECO Canada (dont les coordonnées figurent à la section 12) pour demander à examiner votre dossier. Si les renseignements qu’il contient sont inexacts, nous les modifierons et en ferons part aux tiers à qui nous avons communiqué (dans le cadre de votre adhésion à ECO Canada) les anciens renseignements. Nota : Nous pourrions vous demander de fournir des documents pour nous permettre d’apporter des corrections.

Processus de destruction des renseignements personnels

Il existe deux situations dans lesquelles la destruction de renseignements personnels est nécessaire : lors du retrait du consentement et lorsqu’il n’est plus nécessaire de conserver les renseignements. Cela peut se produire quand le délai maximal de conservation des renseignements a été atteint ou lorsque les renseignements ne sont plus pertinents.

Marche à suivre pour le retrait du consentement :

• La personne demande par écrit à retirer son consentement visant l’utilisation de ses renseignements personnels par ECO Canada aux fins établies.
• L’agent de la protection de la vie privée réunit les renseignements (en format papier et électronique) devant être détruits.
• Les renseignements en format papier sont déchiquetés, puis éliminés (déposés dans la poubelle ou dans le bac de récupération).
• Les renseignements en format électronique sont supprimés de tous les fichiers électroniques où ils sont conservés.
• L’agent de la protection de la vie privée accède à tous les fichiers et disques électroniques pour s’assurer que les renseignements sont supprimés.
• Les renseignements seront supprimés de tous les enregistrements de sauvegarde présents sur le serveur d’ECO Canada.
  
  

Sécurité des renseignements personnels

ECO Canada prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont à l’abri de la perte, des accès non autorisés, de la modification et de la divulgation. Les mesures prises afin de protéger vos renseignements sont notamment les suivantes :

• Sécurisation des locaux.
• Formation des employés sur le stockage, la protection et l’utilisation des renseignements personnels.
• Restriction de l’accès aux renseignements personnels (c.-à-d. que seul peut y accéder le personnel d’ECO Canada participant directement aux projets ou aux services pour lesquels vous avez fourni vos renseignements).
• Protection technologique, notamment au moyen de logiciels de protection et de pare-feu, afin de prévenir l’accès non autorisé au système informatique.
• Utilisation de mots de passe et application des politiques de sécurité internes.
• Contrats obligeant les tiers à se conformer à la politique de confidentialité d’ECO Canada.

Veuillez noter que malgré les mesures de sécurité ci-dessus, vos échanges de courriels avec ECO Canada ne sont vraiment sécuritaires que si vous envoyez des courriels chiffrés.

Accès à vos renseignements personnels et processus d’ECO Canada en matière de traitement des demandes de renseignements personnels

Vous pouvez communiquer en tout temps avec l’agent de la protection de la vie privée d’ECO Canada (dont les coordonnées figurent à la section 12), pour demander à examiner votre dossier. La marche à suivre pour accéder à vos renseignements est indiquée ci-après. Les données récapitulatives sont accessibles sur demande, mais des frais raisonnables pourraient être appliqués pour l’accès à des renseignements plus détaillés dont la recherche entraîne des coûts. Nota : ECO Canada se réserve le droit de vérifier votre identité avant de satisfaire à toute demande d’accès.

Marche à suivre pour le traitement des demandes de renseignements personnels :

• La personne demande à ECO Canada des détails sur ses renseignements personnels. La demande est envoyée à l’agent de la protection de la vie privée.
• L’agent de la protection de la vie privée répond à la personne par écrit.
• L’agent de la protection de la vie privée répond à la demande dans un délai de deux semaines.
• Si la personne souhaite obtenir la liste des renseignements personnels qu’ECO Canada possède à son sujet, l’agent de la protection de la vie privée lui en envoie une copie papier par la poste, dans une enveloppe portant la mention « Confidentiel ».
• Si la personne souhaite consulter les renseignements personnels qu’ECO Canada possède à son sujet, l’agent de la protection de la vie privée organise une rencontre avec elle pour lui donner accès à ces renseignements.
• Dans la lettre ou lors de la rencontre, l’agent de la protection de la vie privée informe la personne des prochaines mesures à prendre relativement à sa demande d’accès.
• Après avoir envoyé la lettre ou rencontré la personne, l’agent de la protection de la vie privée verse la lettre ou les renseignements relatifs à la rencontre dans un dossier papier confidentiel.
• À de rares occasions, il est possible qu’on vous refuse le droit d’accéder aux renseignements personnels ou de modifier ces renseignements, notamment :
  • lorsque le refus d’accès à ces renseignements est légalement requis ou autorisé par la loi;
  • lorsque l’accès à ces renseignements aurait une incidence déraisonnable sur le droit à la confidentialité d’une autre personne;
  • lorsque l’accès à ces renseignements aurait une incidence négative sur les droits ou la propriété d’ECO Canada.

Si nous refusons votre demande d’accès à ces renseignements ou de modification, nous essaierons de vous expliquer pourquoi.

Sites Web de tiers et renseignements personnels

Le site Web d’ECO Canada comporte des liens permettant d’accéder aux sites Web de tiers que nous ne gérons pas. ECO Canada n’est pas en mesure de garantir que ces sites respectent des codes de conduite stricts en matière de confidentialité et informe ses visiteurs que s’ils accèdent aux sites de ces tiers et leur communiquent des renseignements personnels, ils le font à leurs propres risques.

Communication avec l’agent de la protection de la vie privée

La présente politique traite de certaines des principales préoccupations que vous pourriez avoir en matière de confidentialité. Si vous avez des préoccupations relatives à la politique de confidentialité d’ECO Canada ou des questions sur la conformité d’ECO Canada à la LPRPDE, à la LCAP ou à la PIPA, veuillez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée :

Agent de la protection de la vie privée
ECO Canada
308, 11e Avenue SE, bureau 200
Calgary (Alberta) T2G 0Y2
Téléphone : (403) 233-0748
Télécopieur : (403) 269-9544
Courriel : communications@staging.eco.ca

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, à:

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau, Québec K1A 1H3
1-800-282-1376

Modification de la présente politique de confidentialité

ECO Canada passe régulièrement en revue toutes ses politiques et procédures, et pourrait par conséquent modifier sa politique de confidentialité de temps à autre. Les changements apportés sont publiés dans notre site Web le plus rapidement possible.

La dernière mise à jour du présent énoncé de confidentialité a été faite le 25 février 2013. Cette version remplace celle du 23 février 2004.